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ASSISTANT ADMINISTRATIF DU PÔLE ÉTUDES H/F

Publiée le 29.06.2020

Entreprise

Site Internet : http://institutfrancais-togo.com/
Secteur d´activité :
Éducation, formation
Offres d´emploi : Voir toutes nos annonces
L’Institut Français est l’opérateur du Ministère des Affaires étrangères et européennes en charge de la promotion de la culture et de... lire la suite

Détails de l'annonce

Poste proposé : ASSISTANT ADMINISTRATIF DU PÔLE ÉTUDES H/F

L’INSTITUT FRANÇAIS DU TOGO RECRUTE UN(E) ASSISTANT.E ADMINISTRATIF/VE DU PÔLE ÉTUDES À COMPTER DU 1 SEPTEMBRE 2020
MISSIONS DU POSTE :
- Sous la direction du directeur et de la directrice déléguée d’Institut Français du Togo, ainsi que de celle du responsable du Pôle Études, l’assistant. e administratif/ve est en charge des activités suivantes :
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public cible (étudiants et apprenants en langue) :
o accueillir, renseigner et orienter le public sur place, par téléphone et par mail avec amabilité ;
o recevoir, filtrer, orienter les appels et prendre des rendez-vous ;
o identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence ;
o assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’institut (propreté du site, disposition des sièges…) ;
o gérer la réservation et tenir le planning des salles.
Assister le/la chargé.e du centre de langues dans l’organisation des tests d’évaluation de langues et des cours :
o accueillir et orienter les apprenants et/ou candidats lors de leur processus d’inscription ;
o gérer la mise à jour de la base de données du public sur le logiciel Hanaf ;
o diffuser les e-mails automatisés auprès du public (attestation d’inscription, attestation de niveaux etc.) ;
o saisir les inscriptions des candidats sur les plateformes de nos partenaires ;
o aider à l’organisation des sessions d’examens (impressions et agrafage)
Organiser l’assistanat de l’espace campus France et examens délocalisés :
o gérer la base de données des contacts de l’espace Campus France (établissements d’enseignement supérieur français et togolais) ;
o assister le responsable du pôle dans la mise à jour de la plateforme France Alumni et assurer une veille stratégique.
Assurer les encaissements occasionnels des paiements inhérents aux activités du pôle ; .
Assurer l’intérim de l’agent d’accueil de l’institut pendant ses congés ou absences.

Profil recherché pour le poste : ASSISTANT ADMINISTRATIF DU PÔLE ÉTUDES H/F
  • Excellente connaissance du système d’enseignement supérieur français et togolais et des certifications de langue française ;
  • Connaître les principes fondamentaux du secrétariat ;
  • Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et de l’Internet ;
  • Aisance avec l’outil informatique (plateformes et logiciels de gestion) ;
  • Savoir chercher une information et la mettre en application ;
  • Parfaite maîtrise de la langue française (niveau C2 exigé) ;
  • Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B1 à l’oral minimum) ;
  • Niveau BAC+ 2 minimum (secrétariat/bureautique).

QUALITÉS REQUISES :

  • Sens de l’accueil (savoir écouter et conseiller) ;
  • Rigueur, polyvalence et capacités d’organisation ;
  • Goût pour l’administratif et le travail en équipe ;
  • Force de proposition (communication) ;
  • Savoir gérer le stress et être réactif ;
  • Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités ;
  • Esprit de synthèse et d’analyse ;
  • Discrétion vis-à-vis des données qui pourront lui être confiées ;
  • Bonne présentation.

CONDITIONS D’EMPLOI :

  • Poste basé au sein de l’institut, espace Pôle Etudes ;
  • Contrat à durée déterminée (1 an) ;
  • Volume horaire : 40 heures hebdomadaires du lundi au vendredi ;
  • Rémunération : selon les conditions de rémunération de l’Institut français ; Être résident au Togo

POUR POSTULER :
Un dossier complet de candidature (CV, lettre de candidature, copie diplômes/attestations de travail, copie pièce d’identité/carte CNSS et copie du titre de séjour pour les personnes qui ne détiennent pas la nationalité togolaise) est à adresser par voie électronique au plus tard le 5 juillet 2020, délai de rigueur VIA CE SITE

A mentionner en objet du courriel : Recrutement ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLE ETUDES
Les dossiers papier peuvent être déposés sous pli fermé au niveau du secrétariat général de l’institut. 
NB : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Critères de l'annonce pour le poste : ASSISTANT ADMINISTRATIF DU PÔLE ÉTUDES H/F
Métier :
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Éducation, formation
Type de contrat :
CDI
Région :
Lomé
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+2
Nombre de poste(s) : 1

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